Anmelden

Ihr möchtet am Bundeslager teilnehmen, habt eure Gruppe aber noch nicht angemeldet?

Kein Problem, schreibt einfach eine E-Mail an luzia.teinert@vcp.de und ihr erhaltet nochmal den Anmeldelink.


Die Anmeldung im Onlineportal des Bundeslagers (1.2.–31.3.)

Um euch mit eurer Gruppe beim Bundeslager anmelden zu können, müsst ihr folgendes wissen:

Als Gruppen- oder Stammesleitungen meldet ihr euch und die Teilnehmenden eurer Gruppe im Onlineportal des Bundeslagers an. Damit nehmt ihr die Rolle der verantwortlichen Leitung eurer Gruppe ein. Als verantwortliche Leitung habt ihr auch die Möglichkeit, nur die Teilnehmenden eurer Gruppe, nicht aber euch selbst anzumelden. In diesem Fall müsst ihr dann online eine stellvertretende verantwortliche Leitung auswählen, damit wir für jede Gruppe auch eine Ansprechperson auf dem Bundeslager vor Ort haben.

Um euch die Anmeldung zu erleichtern, gibt es eine Vorlage für ein Anmeldeformular, mit dem ihr alle benötigten Informationen eurer Gruppenmitglieder abfragen und dann online eingeben könnt. Dieses könnt ihr natürlich an eure Gruppe bzw. euren Stamm anpassen.
Bitte schickt dieses Formular aber nicht an die Bundeszentrale, es dient lediglich als Unterstützung und soll euch das Einsammeln der Daten eurer Gruppenmitglieder erleichtern!
Damit nicht nur eine Person, z.B. eure Stammesleitung, die ganze Arbeit hat und alle Daten eurer Teilnehmenden eingeben muss, raten wir euch, dass ihr, die Gruppenleitungen, jeweils diese Arbeit für eure Gruppe übernehmt.

Wenn es Teilnehmende eurer Gruppe gibt, die Unterstützung wie zum Beispiel Gebärdendolmetscher, Strom für E-Rollstuhl oder Atemunterstützung, pflegerische Assistenz o.ä. benötigen, lasst es uns in der Anmeldung in dem dafür vorgesehenen Feld wissen. Da wir möchten, dass wirklich ALLE am Bundeslager teilnehmen können, engagiert sich die Fachgruppe Pfadfinden mit Allen für euch und sammelt eure Anliegen, um Maßnahmen einleiten zu können, die wirklich jedem die Teilnahme am Lager ermöglichen.

Bevor ihr aber Teilnehmende anmelden könnt, benötigt ihr als verantwortliche Leitung die Zugangsdaten für das Onlineportal des Bundeslagers. Dazu beachtet bitte den folgenden Ablauf:

  1. Ab Februar 2017 findet ihr hier den Link zur Anmeldung.
  2. Dort gebt ihr vorerst eure persönlichen Daten und den Namen eures Stammes bzw. eurer Gruppe ein und ihr habt außerdem die Möglichkeit anzugeben, falls ihr mit einem bestimmten Stamm, bzw. mit einer bestimmten Gruppe in eine Kochgruppe möchtet. Diese Daten sendet ihr nun ab.
  3. Nach dem Absenden dieser Daten erhaltet ihr eine Bestätigungsmail, in der ihr den Link zu einer Online-Datenschutz-Schulung (s. unten).  An dieser Online-Datenschutz-Schulung müsst ihr für den Erhalt eurer Zugangsdaten teilnehmen.

Zur eurer Unterstützung gibt es auch ein kurzes Video über den Anmeldeprozeß:

Bei allen weiteren Fragen zur Anmeldung meldet euch bei Luzia Teinert unter luzia.teinert@vcp.de.

Die Sektoreneinteilung

Wenn ihr euch vorangemeldet habt, konntet ihr den von euch gewünschten Sektor angeben. Wir konnten fast alle Erstwünsche erfüllen. Dazu habt ihr bereits eine Mail erhalten. Alle Gruppen bzw. Stämme, die sich erst ab Februar 2017 anmelden, werden einem Sektor zugeteilt. In welchem Sektor ihr wohnen werdet, könnt ihr nach Anmeldeschluss am 31. März 2017 im Onlineportal des Bundeslagers in der Detailansicht eurer Gruppe einsehen.

Bei Fragen zur Sektoreneinteilung meldet euch bei Luzia Teinert unter luzia.teinert@vcp.de.

Abbuchung der Lagerbeiträge

Im Regelfall erfolgt die Abbuchung der Lagerbeiträge über ein SEPA-Lastschriftmandat, weshalb wir euch bitten, uns dieses SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen. Hierfür findet ihr im Onlineportal des Bundeslagers eine Vorlage.
Nach Anmeldeschluss am 31. März 2017 erfolgt der Rechnungsversand. Hierbei Informieren wir euch nochmal über den Termin und die Höhe der Abbuchung. Am 30. April 2017 erfolgt die erste Abbuchung der Lagerbeiträge.
Bitte beachtet, dass wir für Änderungen eurer Gruppengröße, die nach dem 30. Juni 2017 entstehen, eine Bearbeitungsgebühr berechnen. Dabei erheben wir 20 Euro pro Person, die die Gruppengröße verändert.

Bei Fragen zur Abbuchung der Lagerbeiträge meldet euch bei Luzia Teinert unter luzia.teinert@vcp.de.

Der Gesundheitsbogen und das neue Verfahren

Das Bundeslager-Hospital benötigt von alle Teilnehmenden, Gruppenleitungen und Mitarbeitenden des Bundeslagers einen vollständig ausgefüllten Gesundheitsbogen. Hierfür gibt es ein neues Verfahren.

Nachdem ihr die Teilnehmenden eurer Gruppe online angemeldet habt, könnt ihr in der Übersicht eurer Teilnehmenden jeweils einen personalisierten Gesundheitsbogen herunterladen. Dieser enthält einen Barcode, der den Namen und das Geburtsdatum enthält. Außerdem werden Geburtsdatum und  Kontaktdaten automatisch eingetragen.

Der Gesundheitsbogen muss nun entsprechend ausgefüllt und unterschrieben werden. Bei Teilnehmenden und Gruppenleitungen unter 18 Jahren muss der Gesundheitsbogen durch die Erziehungsberechtigten ausgefüllt und unterschrieben werden. Entweder schickt ihr als Gruppen- bzw. Stammesleitungen daraufhin die Gesundheitsbögen eurer Gruppe gesammelt an die Bundeszentrale, alternativ können die Gesundheitsbögen auch einzeln direkt an die Bundeszentrale gesandt werden (VCP e.V., Luzia Teinert, Wichernweg 3, 34121 Kassel).
In KEINEM FALL sollen die Gesundheitsbögen an die Leitung des Bundeslagerhospitals geschickt werden!

Durch den Barcode auf den Gesundheitsbögen ist es möglich, sie beim Einscannen in der Bundeszentrale automatisch den jeweiligen Teilnehmenden online zuzuordnen. Nach dieser Zuordnung erscheint online bei den entsprechenden Teilnehmenden ein grüner Haken statt eines roten Kreuzes. Der Inhalt der Gesundheitsbögen kann online allerdings nicht eingesehen werden. Der grüne Haken ist lediglich der Hinweis darauf, dass der Gesundheitsbogen in der Bundeszentrale vorliegt. Dort wird eine offline Datenbank der Gesundheitsbögen angelegt, wodurch es dem Personal im Bundeslagerhospital möglich ist, innerhalb kürzester Zeit die Daten der Patienten einzusehen. Zugang zu dieser Datenbank erhält ausschließlich das Personal des Bundeslagerhospitals und damit befasste Mitarbeitende in der Bundeszentrale.

Falls Eltern von Teilnehmenden, Gruppenleitungen oder Mitarbeitende nicht möchten, dass die Inhalte des Gesundheitsbogens digitalisiert werden oder von Mitarbeitenden in der Bundeszentrale eingesehen werden können, gibt es zusätzlich die Möglichkeit den Gesundheitsbogen mit einem entsprechenden Vermerk verschlossen an die Bundeszentrale zu senden. Dieser wird dann verschlossen in der Bundeszentrale aufbewahrt und im Behandlungsfall ausschließlich durch die Bundeslager-Ärzte auf dem Bundeslager geöffnet.

Bei Fragen zum Gesundheitsbogen meldet euch bei Luzia unter luzia.teinert@vcp.de.

Ablauf der Datenschutzschulung

Die Datenschutzschulung ist für euch wichtig, da ihr mit der Anmeldung der Teilnehmenden eurer Gruppe mit personenbezogenen Daten umgehen werdet. Dazu solltet ihr geschult sein.
Mit der Bestätigungsmail, die ihr nach dem ersten Schritt der Anmeldung erhaltet, gelangt ihr über einen Link zur Online-Datenschutz-Schulung.
In der Datenschutz-Schulung beantwortet ihr Fragen zum Thema Datenschutz und werdet durch entsprechende Erläuterungen der Inhalte geschult.

Zum Ende der Datenschutz-Schulung werdet ihr nach eurem Vor- und Nachnamen, eurer Funktion im VCP und eurer E-Mailadresse gefragt. Nach dem Absenden erhaltet ihr wiederum eine Bestätigungsmail mit den folgenden Anhängen:

  • ein Merkblatt mit einer Zusammenfassung der Inhalte der Datenschutz-Schulung
  • und ein Bestätigungsformular, mit welchem ihr bestätigt, dass ihr über die Verpflichtung auf das Datengeheimnis durch den VCP informiert wurdet.

Das Bestätigungsformular müsst ihr nun unterschreiben und per Post an die Bundeszentrale senden. So erhaltet ihr nachfolgend per E-Mail eure Zugangsdaten zum Onlineportal des Bundeslagers zugesandt. Der genaue Ablauf wird euch auch während der Schulung nochmals erklärt.

Geschafft. Jetzt kann die Anmeldung aber losgehen!

Bei Fragen zum Thema Datenschutz meldet euch bei Luzia unter luzia.teinert@vcp.de.